Λειτουργίες του e - mail, μέρος 4: Σύνθεση και αποστολή

 Καλημέρα σε όλες και όλους!

   Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e - mail), ήταν από τις πρώτες υπηρεσίες του Διαδικτύου που έγιναν διαθέσιμες τη δεκαετία του '80. Τέσσερις δεκαετίες αργότερα, παραμένει μια από τις συχνότερα χρησιμοποιούμενες. Τα τελευταία χρόνια, με την αναγκαστική (για πολλούς/ ες) μετάβαση στη χρήση ηλεκτρονικών υπηρεσιών, η εξοικείωση με τις λειτουργίες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει αποκτήσει ιδιαίτερη σημασία.

   Το παρόν άρθρο, είναι το τελευταίο από μια σειρά τεσσάρων άρθρων, σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στο πρώτο άρθρο της σειράς, είχαμε δει τους φακέλους, στους οποίους ταξινομούνται τα ηλεκτρονικά μας μηνύματα. Στο δεύτερο άρθρο, είδαμε τις επιλογές διαχείρισης για ομάδες μηνυμάτων. Το τρίτο άρθρο, ήταν αφιερωμένο στις επιλογές και στις λειτουργίες που έχουμε διαθέσιμες για ατομικά μηνύματα. Σήμερα, θα δούμε πως συνθέτουμε ένα νέο μήνυμα, πως επισυνάπτουμε κάποιο αρχείο ή αρχεία, και πως το στέλνουμε σε έναν ή σε περισσότερους παραλήπτες.

   Όπως και στις προηγούμενες αναρτήσεις, θα δούμε τις επιλογές από δυο ευρέως χρησιμοποιούμενες υπηρεσίες e - mail, των εταιρειών Google (Gmail) και Yahoo (Yahoo Mail). Παρόμοιες επιλογές, είναι διαθέσιμες σε όλες τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 1: Πατάμε το εικονίδιο "Σύνταξη" στο Gmail, ή το "Δημιουργία" στο Yahoo Mail. Και στις δυο περιπτώσεις, το αντίστοιχο εικονίδιο βρίσκεται στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.

 

Βήμα 2: Και στις δυο περιπτώσεις, ανοίγει ένα νέο παράθυρο:

   Όπως φαίνεται από τις εικόνες, υπάρχουν πολλά στοιχεία και επιλογές που είναι κοινές. Για να μην χαθούμε ανάμεσα στις διάφορες επιλογές, θα εστιάσουμε στα τέσσερα πλαίσια που είναι επισημασμένα στις δυο φωτογραφίες. Οι λειτουργίες των πλαισίων είναι ίδιες, τόσο στο Gmail όσο και στο Yahoo Mail.

 

1. Παραλήπτες του μηνύματος: σε αυτό το πλαίσιο, γράφουμε τη διεύθυνση όπου θέλουμε να στείλουμε το μήνυμά μας. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μικρά ή κεφαλαία γράμματα, μιας και δεν παίζει κάποιο ρόλο.

   Αν θέλουμε, υπάρχει η δυνατότητα να στείλουμε το μήνυμα σε περισσότερους από έναν αποδέκτες. Σε αυτή την περίπτωση, γράφουμε εδώ όλες τις διευθύνσεις των παραληπτών, χωρισμένες με κόμμα.

 

2. Θέμα μηνύματος: εδώ, γράφουμε έναν τίτλο (θέμα) για το μήνυμά μας. Αν και η εισαγωγή ενός θέματος είναι συνήθως προαιρετική, είναι καλή πρακτική να γράφουμε κάποιο θέμα. Αυτό ισχύει για δυο λόγους:

Α. Διευκολύνουμε τον παραλήπτη, ώστε να ξεχωρίσει και να διαβάσει ευκολότερα το μήνυμά μας.

Β. Μηνύματα χωρίς θέμα, είναι πιο πιθανό να καταλήξουν στον φάκελο ανεπιθυμήτης αλληλογραφίας του παραλήπτη.

3. Κυρίως σώμα: Σε αυτή την περιοχή, συντάσσουμε το μήνυμα που θέλουμε να στείλουμε. Οι περισσότερες υπηρεσίες e - mail, παρέχουν βασικές δυνατότητες μορφοποίησης του κειμένου, όπως έντονα ή υπογραμμισμένα γράμματα, αλλαγή του μεγέθους των γραμμάτων κλπ.

   Εκτός από απλό κείμενο, στο κυρίως σώμα μπορούμε να προσθέσουμε κι άλλα στοιχεία, όπως εικόνες, συνδέσμους για ιστοσελίδες, κλπ.

4. Επισύναψη αρχείων: Χρησιμοποιώντας την επιλογή αυτή, μπορούμε, μαζί με το ηλεκτρονικό μήνυμα, να στείλουμε και ένα ή περισσότερα αρχεία, που έχουμε στον υπολογιστή μας, στον παραλήπτη. Μια ιδιαίτερη χρήσιμη λειτουργία, η οποία όμως έχει κάποιους περιορισμούς:

Α. Συνήθως, δεν είναι δυνατή η αποστολή κάποιων τύπων αρχείων, μιας και οι υπηρεσίες e - mail τα θεωρούν ύποπτα για να μεταφέρουν ιούς. Ο περιορισμός αυτός δεν περιλαμβάνει αρχεία εγγράφων και πολυμέσων (εικόνες, ηχητικά κομμάτια κλπ) κι αυτά αποστέλλονται κανονικά.

Β. Υπάρχει ένα μέγιστο μέγεθος που μπορούν να έχουν συνολικά τα συνημμένα αρχεία σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα. Αν τα συνημμένα υπερβούν το όριο αυτό, δεν είναι δυνατή η αποστολή του μηνύματος.

Αν πατήσουμε το κουμπί της επισύναψης στο Yahoo Mail, εμφανίζεται το παρακάτω μενού.

   Αν επιλέξουμε το "Επισύναψη αρχείων από τον υπολογιστή", μας εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο, από το οποίο μπορούμε να επιλέξουμε το αρχείο ή τα αρχεία που θέλουμε να στείλουμε με το μήνυμά μας. Το ίδιο παράθυρο εμφανίζεται απευθείας, αν πατήσουμε το κουμπί της επισύναψης στο Gmail.

   Όταν τελειώσουμε με τα τέσσερα βήματα (παραλήπτες, τίτλο, κυρίως σώμα, συνημμένα αρχεία), πατάμε το μπλε κουμπί "Αποστολή" και είμαστε έτοιμοι/ες!

Καλή συνέχεια!